9 dicas de organização
Neste artigo você vai descobrir 9 dicas de organização e gestão do tempo que podem te ajudar a se preparar melhor em seu trabalho.
Em primeiro lugar, é de extrema importância elaborar formas de organização do trabalho que melhor se adequem a você.
No entanto, ao ler este artigo, você perceberá que, nem sempre, a nossa própria organização e gestão do tempo são suficientes, dependendo das circunstâncias.
Portanto, antes mesmo de entrar no tema da forma como você pode se organizar, vamos pensar na pessoa que está do outro lado da mesa, que também tem um planejamento e se organizou para cumprir uma determinada agenda.
Nem sempre é possível contar com a SUA organização e gestão do tempo
A imensa maioria dos artigos que tratam de organização e gestão do tempo levam em consideração a sua própria organização, como se você fosse o(a) único(a) a se planejar.
Mas, como não estamos sozinhos no mundo, é importante considerar a possibilidade de todo o nosso planejamento dar errado, por não termos considerado nossa interação com as demais pessoas.
Para ilustrar, imagine a seguinte cena.
Você é chamado(a) para uma reunião de negociação fora do Brasil, para discutir um contrato de venda de algum produto ou equipamento.
Por se tratar de um contrato complexo, você estima um prazo de, no mínimo, duas semanas para discutir todas as condições e fechar o negócio.
Esse prazo seria o mínimo necessário, tendo em vista existirem condições legais, comerciais e técnicas a serem esclarecidas. Como imaginar resolver todas essas questões em menos de duas semanas?
No entanto, ao chegar ao escritório do cliente, você espera por três horas até ser atendido(a), até que, finalmente, alguém aparece na sala. Nesse momento, você é informado(a) que o cliente reservou dois dias para negociar e assinar o contrato com você.
O que você faz?
- Aceita todas as condições do cliente sem nenhuma discussão?
- Senta e chora?
- Vai embora sem fechar o contrato do qual você tanto depende?
Lembrando que um dia já se passou enquanto você esperava pelo cliente por três horas…
Não se esqueça que o outro lado também tem a sua própria organização
Primeiro erro: achar que a SUA organização e gestão do tempo irão se aplicar em qualquer circunstância
Você tinha elaborado toda uma organização para o projeto e definido a sua gestão do tempo de forma a conseguir negociar o contrato corretamente.
Mas, você não contou com a organização e gestão do tempo da outra parte.
Mesmo que todo o seu planejamento tenha ido por água abaixo, tente não surtar.
Espere pelo inesperado, sempre!
Em inglês existe uma expressão que previne esse tipo de frustração: Expect the unexpected!
Ou seja, não espere que tudo saia como você planejou, ou como você usualmente costuma conduzir as coisas. Há uma grande possibilidade de algo inesperado acontecer em sua reunião.
Mas, isso não significa que você não deva se programar ou estabelecer uma organização e gestão do tempo. Você deve fazer esse planejamento, incluindo ações a serem tomadas caso tudo der errado.
Mais abaixo eu elenquei as 9 dicas de organização a serem observadas no ambiente de trabalho, ou até mesmo em sua vida pessoal.
Domine o seu tema
Antes de qualquer coisa, você não conseguirá encontrar soluções em um ambiente estressante se você não dominar o assunto.
Ao saber que você terá apenas um dia e meio para chegar a um consenso sobre toda a venda, o seu corpo irá, necessariamente, soltar uma descarga de cortisol. Isso fará com que você se sinta desorientado(a) por alguns minutos.
Mas, se você domina o tema, você conseguirá se reorganizar. É preciso ter uma boa noção do seu business para que você consiga negociar, realizar previsões e alinhar as expectativas da outra parte às suas.
Em sua grande maioria, é assim mesmo que acontece e, ter essa organização e saber o que é esperado de si, ajudam muito durante as discussões.
Mas… espere pelo inesperado
Mas, existe o fator inesperado; aquele que, por parecer absurdo, você deixou de considerar.
Pois é exatamente esse fator (inesperado e absurdo) que pode acabar com a sua reunião e fazer com que você não consiga fechar o negócio.
Se você desconsiderou completamente o fator inesperado, no momento em que ele aparece, você levará mais tempo para tentar restabelecer um novo plano (caso consiga!).
A consequência é aquela sensação de imobilização, que te impede de prosseguir e de voltar a raciocinar adequadamente. Para evitar que isso aconteça veja quais são as 9 dicas de organização.
Não há nada como o último minuto para aflorar em nós o nosso melhor!
Possivelmente, você já tenha ouvido a seguinte frase em inglês: Nothing brings out the best in us like the last minute!
Trazendo esse dito popular para a nossa realidade, seria o mesmo que aquele famoso provérbio: carro apertado é que anda.
Ou seja, nada como uma injeção de pressão para acelerar as coisas e estimular a criatividade!
Mas atenção! Não caia na armadilha de achar que tudo irá se resolver sem um planejamento e organização prévios! Siga as 9 dicas de organização para se inteirar do assunto.
Passo a passo: 9 dicas de organização
É preciso reconhecer que os tempos modernos têm demandado cada vez mais dos profissionais.
Sendo assim, listei abaixo 9 dicas de organização, para que você possa tentar se planejar melhor .
A 9ª é uma das mais importantes!
9 dicas de organização – DICA 1 – Prever e planejar
Comece fazendo um planejamento do seu dia ou semana e prevendo o que você deve fazer e o que poderá acontecer.
Acredite, dedicar alguns minutos no domingo (ou segunda pela manhâ) para preparar a semana é uma das recomendações de organização mais simples e eficazes.
Se você é daqueles(as) que têm dificuldade de elaborar uma agenda semanal, existem alguns aplicativos que ajudam a fazer esse planejamento.
São eles:
- Timepage por Moleskine Studio
- Done: a simple habit tracker
9 dicas de organização – DICA 2 – Estabeleça uma estratégia de prioridades
Ao fazer a lista acima, você provavelmente enumerará uma dezena de tarefas.
Após ter feito a lista, reorganize essa tarefas indicando uma ordem de prioridades.
Se você trabalha para uma empresa desorganizada, com uma quantidade de demandas diárias muito grande, a única forma de trabalhar é estabelecendo uma lista indicando as prioridades.
Se você tem chefes ou parceiros para os quais presta serviços, organize a lista de prioridades junto com eles.
Não a faça sozinho(a), de acordo com o que você acha, mas sim em conjunto. O que pode ser prioritário para você pode não ser para quem te pediu a tarefa.
9 dicas de organização – DICA 3 – Dê vazão à pressão (válvula de escape)
Dê tempo a si mesmo(a) e durma bem.
Eu sei que nem sempre isso é possível, afinal, eu também me enquadro na categoria de profissional overloaded (sobrecarregado(a). Mas, sempre que possível, tente fazer algumas pausas.
Adote práticas de conscientização para permanecer calmo(a) em situações de pressão.
São práticas que procuram desenvolver a sua flexibilidade, com alongamentos, sua adaptabilidade, criatividade, foco e serenidade.
No meu caso, caminhar me relaxa; encontre a sua forma de relaxar.
Respire, medite.
Não menospreze esses momentos nem pense que se trata de frescura! Dar tempo ao cérebro não só evita inúmeras doenças, como também ajuda a refletir sobre soluções criativas.
Durma bem!
Só de fazer isso você já terá ajudado as células do seu corpo a recomporem do dia estressante pelo qual você passou. Uma bela noite restauradora é a chave contra nossas vidas corridas e nosso ritmo acelerado.
9 dicas de organização – DICA 4 – Delegue
Sempre que possível, delegue! Não pense que você pode abraçar o mundo e resolver todos os problemas sozinho(a).
Delegar não é sinônimo de fraqueza – afinal, você seria capaz de fazer (e bem-feito!) tudo o que te pediram, não é mesmo? Não é bem assim.
Assumir tudo com medo de delegar demonstra uma falta de competência de gestão de pessoas.
Se você não consegue delegar, é porque você precisa melhorar sua compreensão sobre como funciona uma equipe.
Delegar requer confiar nos seus colegas ou subalternos. Se está difícil confiar na sua equipe, tem algum problema que precisa ser resolvido.
9 dicas de organização – DICA 5 – Foque no presente
Esqueça o futuro, diminua o ritmo e se concentre no presente, no que você precisa cumprir, na missão que você recebeu. Pergunte a você mesmo (a) “O que precisa ser resolvido agora?”
9 dicas de organização – DICA 6 – Divida as suas tarefas em partes que possam ser facilmente atingíveis
As vezes um trabalho que deve ser feito parece inalcançável, quando visto por inteiro. Mas, ao dividi-lo em passos a serem dados em sequência, você percebe que ele é possível de ser executado.
9 dicas de organização – DICA 7 – Pare de adiar
Quebre o hábito de procrastinar e de deixar para depois o que você deve fazer hoje.
Use a pressão como uma oportunidade de crescimento. Use as leis da física de ação e reação a seu favor, quanto mais você for empurrado(a) contra a parede, mais forte você será capaz de empurrar de volta.
9 dicas de organização – DICA 8 – Reavalie fatos que foram objeto de pressão e identifique similaridades entre eles
É o famoso lessons learned, ou lições aprendidas. São as experiências que nos fazem aprender e crescer, para evitar que as más experiências sejam repetidas.
O tempo é uma comodity, nós não podemos voltar atras no tempo, mas podemos gerenciá-lo, evitando que o próprio tempo nos gerencie.
9 dicas de organização – DICA 9 – Espere pelo inesperado. Tenha sempre um plano B!
Por fim, a vida vai muito além do nosso planejamento; pense no que pode dar errado ou no que seria “quase” impossível de acontecer e reflita sobre como resolver o problema.
Porque, sempre existe a possibilidade das coisas saírem diferente do que você planejou.
Pense que há uma chance imensa das coisas não saírem como você planejou! E, se assim for, você tem que ter preparado um plano B que funcione como a sua tábua de salvação.
Não vá para a sua reunião sem pensar na pior hipótese; o que acontecerá se tudo o que você planejou não der certo?
Essa falta de previsão é um dos erros mais comuns no mundo dos negócios. E não se trata de ser pessimista. Por isso, dentre as 9 dicas de organização, considere esta nona dica como de fundamental importância.
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